Trong giao tiếp ở môi trường làm việc, không chỉ cấp dưới cần chú ý khi ứng xử với cấp trên, mà cả nhà lãnh đạo cũng có những điều cần lưu ý khi tiếp xúc với cấp dưới. Bài viết sau đây sẽ mách cho bạn bộ bí kíp giao tiếp với nhân viên một cách hiệu quả.
1. Khái quát chung về giao tiếp
Giao tiếp là quá trình hình thành và phát triển sự tiếp xúc giữa người với người, bao gồm sự trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược tương tác, thống nhất tri giác và tìm hiểu người khác nhằm đạt được mục đích nào đó.
Đối với các nhà lãnh đạo, giao tiếp được xem là một nhiệm vụ trong quá trình công tác, và là công cụ để họ thực hiện vai trò quản lí của mình. Quá trình giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới đem lại rất nhiều ảnh hưởng lớn, nên việc này cần đặc biệt được lưu tâm.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp với cấp duới
2.1. Tạo sự gắn bó giữa quản lí và nhân viên
Kỹ năng giao tiếp tốt với cấp dưới sẽ tạo sự gắn bó giữa quản lí và nhân viên. Điều này góp phần nâng cao uy tín, đồng thời hình thành nghệ thuật ứn xử trong công tác lãnh đạo.
Ngoài ra, ứng xử đúng cách còn tạo sự hứng khởi trong công việc, từ đó sức mạnh của doanh nghiệp sẽ tăng lên gấp nhiều lần. Người lao động trong môi trường này sẽ giữ được thái độ vui vẻ, và làm đẹp thêm hình tuợng của công ty.
2.2. Dễ dàng đạt được mục tiêu trong giao tiếp
Kỹ năng ứng xử giúp nhà lãnh đạo đạt được mục tiêu trao đổi, hoặc tiếp nhận thông tin một cách đầy đủ nhất. Thông qua kỹ năng cư xử, cấp trên có phương thức truyền đại hiệu quả, là công cụ quan trọng trong lãnh đạo, quả lí, vì lãnh đạo là việc đạt đươc mục tiêu đã định thông qua người quản lí. Để lãnh dạo, quản lý được cấp dưới thì cấp trên phải tạo lập các mối quan hệ để nhận được sự tin tưởng, tôn trọng từ nhân viên.
2.3. Thể hiện khả năng lãnh đạo tốt
Giao tiếp tốt bộc lộ được khả năng nhiều mặt của nhà lãnh đạo, và có ảnh hưởng không nhỏ tới sự thành công của cả công ty. Muốn thuyết phục được nhân viên theo mình, lãnh đạo phải biết cách truyền đạt thông tin. Muốn thúc đẩy tinh thần làm việc, lãnh đạo phải biết cách khuyến khích.
2.4. Dễ dàng điều khiển nhân viên
Giao tiếp hiệu quả giúp quản lý giảm thiểu ngu cơ mắc những sai lầm do hiểu sai ý. Một nhà lãnh đạo giỏi không phải lười làm việc giỏi, mà đó là người biết cách giao tiếp rõ ràng, dễ hiểu và có thể hiểu được người khác.
3. Các kỹ năng giao tiếp với cấp dưới hiệu quả
3.1. Kỹ năng thuyết phục
- Người lãnh đạo cần đưa ra chỉ thị ngắn gọn, dễ hiểu. Việc đưa ra một thong báo lòng vòng, khó hiểu không chỉ đem đến hiệu quả thấp, mà còn làm mất tời gian của cả hai phía.
- Khi truyền đạt yêu cầu, mệnh lệnh phải có giá trị. Đồng thời mệnh lệnh cũng cần tôn trọng ý kiến, suy nghĩ của cấp dưới.
- Phải chịu trách nhiệm về những chỉ thị do bản thân đề ra.
3.2. Kỹ năng điều khiển trong quá trình giao tiếp
Là một nhà lãnh đạo, nên hiểu được vị thế của mình trong một cuộc giao tiếp, nắm bắt rõ các thông tin để có thể chuyển hướng cuộc giao tiếp khi cần. Nếu không, quá trình giao tiếp sẽ dễ chệch hướng và bị hớ.
3.3. Kỹ năng sử dụng phương tiện giao tiếp
Tất cả các phương tiện giao tiếp đều nhắm đến mục địch đạt hiệu quả cao, nhưng làm sao để có thể vận dụng phù hợp thì còn là cả quá trình.
Phương tiện giao tiếp có thể kể đến như xử chỉ, điệu bộ, nét mặt, cơ thể, hoặc bắt tay, lời chào, liên lạc điện thoại. Nhưng phương tiện đặc biệt quan trọng đó là ngôn ngữ. Nhà lãnh đạo nên chú trọng vào lời nói và giọng điệu khi giao tiếp với cấp dưới.
3.4. Kỹ năng lắng nghe
- Tập trung lắng nghe những lời mà cấp dưới chia sẻ, đây cũng là cách thể hiện thái độ tôn trọng với họ.
- Trong quá trình giao tiếp nên xây dựng niềm tin, sự thấu hiểu và coi trọng lẫn nhau.
- Ghi chú lại những quan điểm cá nhân của cấp dưới, để đạt hiệu quả cao cho cuộc trò chuyện.
3.5. Kỹ năng khen - chê hợp lý
- Biểu lộ sự ghi nhận, thân thiện, khích lệ bằng phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ như nụ cười, ánh mắt,…
- Sử dụng lời khen để khuyến khích, động viên và giảm áp lực cho cấp dưới.
- Khi có khúc mắc, có thể đặt những câu hỏi tế nhị để nhân viên trình bày vấn đề một cách rõ hơn.
3.6. Kỹ năng làm chủ cảm xúc
- Không nên đột nhiên quát tháo ầm ỹ. Khi mất bình tĩnh, hãy giảng lại cho cấp dưới nghe, và giups họ sửa đổi.
- Không nên mỉa mai, chì chiết.
- Không nên giáo điều với cấp dưới, chỉ cho họ thấy khuyết điểm và nhắc nhở, giúp đỡ.
- Biết kiềm chế cảm xúc trong qúa trình giao tiếp.
4. Một số lỗi thường gặp
- Không tôn trọng ý kiến của nhân viên, chỉ một mình ra quyết định rồi bắt tất cả mọi người phải tuân theo.
- Nhìn nhận nhân viên với con mặt chủ quan, hời hợt.
- Sử dụng ngôn từ chưa phù hợp, thiếu lịch sự.
- Không quan tâm, không lắng nghe những khó khăn, những vấn đề mà cấp dưới đang gặp phải,
5. Tạm kết
Để xây dựng một đội ngũ tốt đòi hri phải có một nhà lãnh đạo tài ba, với khả năng giao tiếp hơn người. Bởi người giao tiếp giỏi là người có khả năng kết nối các cá nhân, giải quyết mâu thuẫn, và tiếp động lực thông qua ngôn ngữ trực tiếp. Hy vọng bài viết này đã đem đến cho bạn một cái nhìn khác về cách ứng xử của lãnh đạo dành cho nhân viên.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về lĩnh vực này, hãy theo dõi fanpage Phan Sơn – Cố vấn quản trị và huấn luyện doanh nghiệp.
Cảm ơn các bạn đã đọc đến đây, xin chúc các bạn luôn thành công!
Nguồn: StuDocu – Kỹ năng giao tiếp với cấp dưới
