Trong bất kỳ môi trường cạnh tranh nào, sự khác biệt giữa thành công và thất bại thường nằm ở khâu lên kế hoạch. Hành động lên kế hoạch đòi hỏi chúng ta phải suy nghĩ về tương lai và xem xét điều gì có thể xảy ra và cách giải quyết những điều đó như thế nào.
Gerry Johnson và Kevan Scholes đã nghiên cứu và cho rằng có 7 giai đoạn trong quá trình lập kế hoạch:
Sứ mệnh:
Xác định sứ mệnh, tầm nhìn của cả tổ chức. Tổ chức muốn đạt được điều gì?
Các mục tiêu:
Xác định những mục tiêu tổ chức cần đạt được để hiện thực hóa tầm nhìn.
Các mục tiêu nhỏ:
Chia nhỏ các mục tiêu thành những mục tiêu nhỏ đo lường được và cụ thể để có thể giám sát được.
Chiến lược:
Xác định các hành động cần phải làm để đạt được mục tiêu.
Hành động và nhiệm vụ:
Xác định những bước mà các cá nhân và tổ chức cần làm để hoàn thành và triển khai chiến lược.
Kiểm soát:
Thiết lập một hệ thống để so sánh kết quả thực tế với kết quả dự tính. Hành động để sửa bất kỳ kết quả dưới kỳ vọng nào. Nhưng hãy chuẩn bị tinh thần để thay đổi kế hoạch khi hoàn cảnh thay đổi.
Khen thưởng:
Khi thực hiện thành công kế hoạch, ghi nhận những nỗ lực của tất cả mọi người.
Nếu triển khai các giai đoạn trên theo trình tự từ trên xuống, công việc chủ yếu bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu của tất cả mọi người để tìm ra “tiếng nói chung” và vẽ nên một kế hoạch chiến lược hoàn chỉnh. Mặc dù phải làm nhiều việc hơn trong việc đưa ý kiến vào kế hoạch nhưng việc triển khai sẽ dễ dàng hơn vì nhân viên sẽ cảm thấy quan điểm của họ được lắng nghe.
Nếu triển khai các giai đoạn trên theo trình tự từ dưới lên, các nhà quản lý cấp cao cùng các chuyên gia lập kế hoạch cần phải tự mình phát triển một kế hoạch mà ít có nguồn tham khảo ý kiến của người khác. Qua đó, công việc của chúng ta là phải thuyết phục đội ngũ để làm theo kế hoạch của mình cho dù nó có còn nhiều thiếu sót.
Việc lên kế hoạch tốt có thể cải thiện đáng kể kết quả được tạo ra. Nhưng, điều đó không đồng nghĩa với “việc lên kế hoạch tồi gây ra kết quả tồi”.
Hiểu được những giai đoạn và nguyên tắc sẽ giúp chúng ta có thể xây dựng kế hoạch chiến lược thấu đáo và toàn diện hơn, đặc biệt trong giai đoạn chuẩn bị thiết lập kế hoạch, mục tiêu của năm mới.
